Administre a sus empleados (George Devine)

·         Introducción:

Ética y liderazgo.

En los albores del siglo XXI, existe un interés cada vez mayor parte de las empresas, y del público en general, por la “ética empresarial”. Usted podría argumentar  que la ética es un área nebulosa y, tal vez, evita el tema porque los sermones son la respuesta acostumbrada; sin embargo existe un lado práctico en ella. La ley se aplica a todos en una sociedad, sin importar sus creencias morales personales. La ética debe formar parte de todo lo que haga en el mundo empresarial. Para que esto suceda se requiere que usted tenga liderazgo en los negocios.

·         ¿Empleados? Buena pregunta:

¿Para qué tener empleados?

Este libro analizara tales obligaciones respecto a los empleados y también tratará el asunto de tenerlos. Dependiendo de las circunstancias de su negocio, las sugerencias que aquí se ofrecen tal vez no sean la mejor forma de lograr sus metas y usted tenga, entonces, que explotar otras opciones.

Sociedades

Cuando dos partes o mas acuerdan llevar un negocio juntas y hacerse cargo completamente, con un derecho total a todos los beneficios del negocio divididos entre ellos, entonces son socios comunes. Esto significa que comparten por igual el manejo del negocio y las decisiones que necesiten tomarse.

Negocios familiares

Las personas participantes en el negocio están relacionadas estrechamente como miembros de una familia (conyugue e hijos). Sin embargo, los casos en lo que un negocio familiar resulta una opción practica son limitados.

Asesores y contratistas independientes

Los asesores y contratistas independientes son la alternativa a los empleados y se utilizan mas menudo. Un “asesor” es alguien a quien se le paga por pasar cierto tiempo consiguiendo información y dando asesoría: a un asesor se le puede remunerar por hora o según una base de honorarios. Los ejemplos de asesores incluyen al contador que prepara sus declaraciones de impuestos, el abogado que revisa sus contratos, el diseñador grafico que diseño la papelería  de su negocio o el experto en relaciones publicas que promueve su campaña de publicidad.

Empleados temporales

Algunas empresas pequeñas se sirven de empleados temporales que encuentran por medio de laguna agencia de empleos. Esta puede ser una buena forma de tener los beneficios de los empleados y que otra persona encargue de los detalles.

·         Obligaciones de los empleados

Un personal  formado por empleados dedicados y trabajadores es como una hortaliza. Puede alimentarlo a usted y a su familia durante años, pero debe atenderse con cuidado y ayudarla a florecer.

Empleados irregulares

 Un empleado de este tipo, realiza  una tarea para un único proyecto durante un breve periodo. Una vez que deja de existir la necesidad del servicio, la relación con el patrón se termina. La persona que hace le trabajo debe ser empleada por la compañía para calificar como empleado irregular.

Empleados de tiempo parcial

Los empleados de tiempo parcial pueden ser empleados irregulares y también trabajadores cura relación dure por un periodo indefinido, sin que lleguen nunca a convertirse en empleados de tiempo completo. Esto significa que sus servicios y lealtad pertenecen  al patrón solo durante las horas laborales asignadas. Como resultado tienen la libertad de buscar y tener otro empleo cuando no esté trabajando para usted, y no se les puede obligarte a laborar “horas extras”.

Empleados contractuales

Los empleados contractuales son sencillamente empleados que cuentan con contratos. En cierto sentido, lo son todos los empleados, porque cada uno hace un convenio para trabajar con usted, ya sea de tiempo parcial o de tiempo completo, y se trate o no de un empleado irregular. Esto es cierto, incluso si el contrato no está formulado por escrito, porque un contrato puede sobreentenderse en forma oral o por los actos de las partes. 

·         Como relacionarse con los empleados

La diversidad: el mundo en que vivimos

Las viejas reglas ya no funcionan porque se sustentaban en un mundo que ya no existe. Muchos buenos principios aun son vigentes como cimientos de la sociedad: el trabajo, la integridad, la honestidad, la eficiencia y la planeación. Pero la manera en la que los practicamos es la que  ha cambiado. Vivimos en un mundo lleno de teléfonos celulares, computadoras, maquinas de fax y otros. También habitamos un mundo en el que los limites del vecindario y las fronteras nacionales dejaron de ser cuatro paredes. Todos estos elementos nos ayudan a crear la diversidad en el lugar de trabajo.

Horarios de trabajos flexibles y el código de la vestimenta

 La flexibilidad en términos de horas de trabajo puede ser el aspecto más importante relacionado con los diferentes empleados que trabajo para usted. Cada uno se ha comprometido a laborar cierto número de horas cada semana o cada mes. Pero a menos que exista alguna poderosa razón, a casi todos los empleados les gustaría que los trataran como adultos responsables en el momento de determinar sus horas laborales. Todos los empleados, deben trabajar al menos cierto número de días a la semana.

La cadena de mando y la comunicación en el siglo XXI

 Con tantos calendarios y comentarios a nuestro alrededor acerca del nuevo milenio, parecería obvio que usted necesitaría hacer planes  para realizar negocios en el siglo XXI. No obstante, cada vez es  mayor el número  de personas que no reconocen  esta realidad. Muchos creen que vivimos a mediados del siglo XX, que fue cuando se forjaron los patrones de pensamiento de muchos adultos que aun  viven. Esta clase  de pensamiento es bien intercambiado,  pero no funciona adecuadamente en el mundo de los negocios de hoy en día.

Equipo de trabajo y como asignar responsabilidades

Primero que nada, la imagen del micro gerente, no es completamente negativa. Se ha asociado con una supervisión y escrupulosidad excesivas. Pero en la actualidad existen formas en las que la microgerencia  puede verse de manera positiva. El punto  clave es la diferencia  entre la ayuda o interferencia.

Equipos

Aun cuando respete y confié en sus empleados, seguirá necesitando cierto tipo de estructura. Una de las que funcionan bien para varias compañías en la última década es la que se conoce con el concepto de “equipo”. Éste se ha convertido en un concepto conocido en grandes empresas y en algunas compañías que se sustentan en la computadora, en las que el equipo tiene la responsabilidad de un proyecto específico y la lealtad básica de sus integrantes.

Tutoría

Este modelo se ha vuelto popular, sobre todo en las pequeñas compañías en las que el concepto de equipo podría no resultar práctico. La mentaría es cierto tipo de “sistema amistoso” en el que un empleado más experimentado es el asesor o consejero de algún empleado nuevo o para los puestos iníciales de la compañía en el mismo departamento o puesto de trabajo. El tutor tendrá que ser alguien  que sea visto por la compañía y por si mismo como un miembro permanente y seguro de la organización. El tutor tiene que ser alguien en quien se pueda confiar que no tomara partido en la “batallas entre los viejos contra los nuevos”.

·         Evaluación

Orientación: la  forma de comunicar los objetivos compartidos y las motivaciones

Algunas personas tienen una forma de pensar denominada “de hemisferios izquierdo”. Sin profundizar demasiado en aspectos psicológicos, significa que son el tipo de gente que planee las cosas paso a paso. A estos individuos, en la escuela, les encantaba esquematizar oraciones y aprendían fácilmente la línea de los sucesos que mostraba el desarrollo de un proceso.  Otras personas son más del estilo de pensar denominado “de hemisferio derecho”. Tienden a pensar en conjuntos y sus esquemas a menudo nos recuerdan grandes árboles con ramas, ramitas y hojas que creen en todas direcciones. Cuentan con un  patrón de pensamiento enérgico y creativo, sin un orden secuencial progresivo.

Declaración de la  misión

Una forma de ayudar a sus empleados a comprometerse con los objetivos de su compañía consiste en hacerlos participar en la declaración de la misión, la que por su naturaleza debe ser revisar con cierta frecuencia. Sin embrago, la declaración de la misión deberá utilizarse con cuidado.

 Revisiones del desempeño

Como con muchas otras cosas, puede haber más de una forma valida de realizar las revisiones del desempeño. Ayude al empleado a mantener y mejorar las habilidades y técnicas requeridas para la realización de su trabajo.  Identifique las áreas en las el empleado necesita mejorar rápida y significativamente. Realice revisiones del desempeño periódicamente. Utilice un criterio objetivo y aplíquelo imparcialmente. Haga que el empleado escriba un resumen que deberá firmar él y su supervisor.

·         En el trabajo

La flexibilidad es importante, debe reconocer que es necesario aplicar ciertas políticas de manera uniforme, tanto por el bien de la eficiencia. Empleados simultáneos, convenios de no competencia, tardanza, permisos.

Empleados simultáneos

La mayoría de los empleados con mas de un empleo trabajan también durante la noche. Por lo tanto, el monte de “luz de luna” se volvió tan popular para describir este tipo de actividad. Algunos  ejemplos son los maestros que manejan taxis o reparten leche y los cajeros de bancos que atienden un bar o trabajan en tiendas.

Convenios de no competencia

 Algunas veces, su problemática no será un empleado que trabaje para un competidor y para usted al mismo tiempo, sino que pudiera dejar su compañía por laborar para un competidor o para  iniciar un negocio que compite directamente con el suyo.

Relojes registrados y tardanza

La noción de “checar tarjeta” puede ser una cosa del pasado en muchos negocios, porque no es necesario que todos los empleados comiencen y terminen de trabajar al mismo tiempo. Si realmente es esencial en su negocio que todos comiencen y terminar de trabajar al mismo tiempo, entonces es indispensable que especifique esa condición en los contratos de trabajo.

Permisos

Los permisos son diferentes de los días de vacaciones y los periodos de enfermedad a los que un empleado tiene derecho por contrato. Los permisos le permiten al empleado dejar el lugar de contrato. Los permisos le permiten al empleado dejar el lugar de trabajo y luego regresar. Las razones para un permiso varían. En esta sección se analizan algunos de los permisos más comunes.

Permiso por duelo

Los permisos por duelo se conceden para asistir a los servicios funerarios de un familiar o de otra persona cercana al empleado y, en algunos casos, para atender asuntos relacionados con un testamento, cuando el empleado es albacea, administrador o heredero del difunto. Muchos patrones permiten tres días de permiso de duelo, a menos que el funeral se realice en un ligar lejano, en cuyo caso conceden una semana, que por lo regular significan cinco días, los tres básicos mas dos de viaje.

Permiso para instrucción

Es posible que algunas veces tenga empleados que deseen permisos para salir del trabajo con el fin de lograr una meta educativa. A continuación presentamos algunos principios imparciales a este respecto.

Permiso personal

 Un empleado puede desear, por cualquier razón, pedir un permiso por un periodo para un propósito no relacionado con el trabajo que hace para su empresa. Tendrá que decidir si el permiso es con goce o no de sueldo.

Permiso son goce de sueldo

Si algún empleado desea un permiso sin goce de sueldo, deben considerarse   los mismos factores que para un permiso personal, excepto los que conciernen al pago. Sin embargo, en lagunas situaciones de permiso podría ser recomendable continuar proporcionado ciertas prestaciones el empleado, con la condición comúnmente de que el empleado reembolse el costo de estas prestaciones.

·         Conducta inadecuada de los empleados

El comportamiento inapropiado no significa blasfemar en el restaurante de la compañía o llevar tirantes llamativos, sino conductas que pueden ser problemáticas en lo que se refiere a la honestidad, legalidad y seguridad de los compañeros de  trabajo.

Hurto

El problema es que el empleado que roba puede no darse cuenta de todo el significado de lo que está haciendo. Los empleados básicamente tienen el derecho a tres tipos de propiedad lo que ya poseían y que trajeron consigo cuando vinieron a laborar, lo que ganan como resultado de trabajar para usted, lo que decide darles o que tengan como bonos, regalos o cosas.

Abuso de drogas y alcohol

Puede suceder que un empleado suyo abuse de vez en cuando del alcohol o de laguna driga. Si lo hace fuera de las horas y del lugar de trabajo, la mayoría de la gente diría “no es de ti incumbencia”. Sin embargo, aun que el empleado haga estos consumos en  otra parte y fuera del horario laboral, sí puede llegar a ser de su incumbencia.

Acoso sexual

El acoso sexual implica cualquier acción, contacto, comunicación verbal, uso de lenguaje o gestos de insinuación sexual, sugerencias ligadas a relaciones amorosas o actividades sexuales. Exhibición de fotografías o literatura de insinuación sexual. Implicación de que la propia posición en una compañía mejorarse mediante la cooperación.

·         Ascenso de empleados

Si su negocio es exitoso, tendrá muchas oportunidades de invitar a los miembros de su equipo a que ocupen nuevos cargos de una mayor responsabilidad y con mayor nivel de autoridad, tradicionalmente con un incremento del salario y compensaciones sobre la base del largo  plazo. Dicho de otra manera, contara con reducida planta personal. Demuestran las capacidades que tienen, levanta la moral de la empresa, nuevas responsabilidades.

Dar a conocer las oportunidades internas

Cuando decida que alguien de su compañía debe contar con la experiencia directa y reciente para realizar el trabajo que usted tiene en la mente, podría realizar todos los procedimientos para una nueva concentración general y solo necesitaría agregar a la descripción del puesto o del trabajo por desempeñar la frase “solo candidatos internos”.

Solicitudes para el ascenso

Una solicitud de ascenso, es de hecho, una solicitud para cubrir una vacante, aun cuando a los solicitantes ya los haya contratado su compañía.

Evaluación de candidatos para el ascenso

Algunos criterios para rechazar a los solicitantes pueden resultar obvios para usted, pero todavía necesita explicárselos a quienes pensaban que deberían haber sido ascendidos, algunas veces por razones que no tienen ningún sentido en términos de capacidad, como la lealtad a la compañía.

Como notificar a los candidatos que fueron seleccionados a los que no lo fueron

Suponiendo que tiene a más de un candidato para ascenso, deberá ser cuidadoso en la manera en que informa la decisión que haya tomado a las personas participantes. Cuando entreviste a los finalistas, deberá asegurarse de que cada uno establezca su disposición para aceptar la plaza si resulta elegido.

Muestra de una descripción de trabajo

A continuación, se presente una muestra de notificación de una vacante interna. Obsérvese los elementos importantes, como la descripción del puesto, los procedimientos de solicitud y selección y las fechas límites que se incluyen.

Notificación de la apertura de un puesto

La plaza de contador titular se encuentra vacante y deberá cubrir se a mas tardar el día primero de mayo.  Los candidatos deberán ser empleados actuales, pero la búsqueda también incluirá a solicitantes sin relación previa con la compañía.

·         Terminación de la relación laboral con los empleados

A nadie le gusta hablar de liquidar a los empleados, pero el tema es inevitable. Si se pertenece en el mundo de los negocios el tiempo suficiente, tarde o temprano.

Casos de despidos injustificados

En las distintas jurisdicciones existen diferentes estatutos y precedentes de casos relativos al “despido injustificado”. El fondo el problema consiste en que usted no puede despedir a nadie a voluntad.

Despidos por exigencias financieras

Algunas veces, la razón para despedir a un empleado es que usted puede absorber el costo de conservar a la persona. En tal caso. Lo que está despidiendo realmente, sino renunciando a ella, aun que no significa que nada para el trabajador.  

Reducción de la carga de trabajo a los empleados

Usted podría llegar a querer ofrecerle a un empleado de tiempo completo la oportunidad de continuar trabajando para usted con base en un  horario de medio tiempo yaya sea inmediato o en algún momento en el futuro, cuando considere financiar el gasto que esto representa.

Cambio de la descripción de trabajo

 En algunas ocasiones, puede que llegue a dejar de ser importantes para su compañía alguna habilidad específica que antes requería. Sólo piense en la cantidad de trabajos que alguna vez fueron esenciales y que han sido eliminados de nuestra cambiante sociedad.

Cambio del lugar de trabajo

Algunas veces la compañía  tiene que cambiar de ubicación. Un contrato laboral comúnmente especifica el lugar de trabajo como su dirección actual o la vecindad de este.

Salida de común acuerdo

El hecho de que empleado y patrón decida dar por terminada una relación de trabajo se conoce  como salida de común acuerdo, lo cual implica que debe cumplirse con cierto número de requisitos firma de documentos, asesoramiento del patrón, arreglos necesarios.

Entrevista de salida

La entrevista de salida puede realizarse sin importar la causa de la terminación de la relación laboral, de una forma breve confidencial, con el trato acostumbrado en el mundo de los negocios y sin rodeos.

·         Renuncia

Si el empleado renuncia usted tiene menos riesgos de que este lo demande. El individuo puede argumentar más tarde que la renuncia fue impuesta y este argumento puede resultar  o no persuasivo.

Aviso de renuncia

En cuanto sepa el empleado planea renunciar, querrá considerar el periodo de aviso que se aplica en la situación. Se trata del lapso establecido en el contrato para el aviso previo de que la relación de trabajo está terminada.

Carta de renuncia

La carta de renuncia tiene que ser breve, pero debe contener todos los elementos necesarios. También ha de ser cordial y formal.

Carta de referencia

Se debe dar una carta de referencia a cualquier empleado que se vaya de la compañía, por cualquier razón. La carta de referencias no necesariamente es igual a la recomendación. El propósito de una carta de referencias establecer que el empleado trabajo para usted durante un  periodo determinado.

Carta de recomendación

Este tipo de carta debe ser especifica y señalar los logros del individuo durante el tiempo en que trabajo para usted de manera que contenga cierta medida objetiva de la persona que está recomendando.

Entrevista de salida

Los procedimientos para una entrevista de salida son similares a los mencionados , aunque las circunstancias sean más amistosas.